Mitarbeiter im Bereich Business Operations

Die Plattform rekrutiert im Auftrag eines schnell wachsenden KI-Labors, das Spitzentechnologie für Unternehmensanwendungen entwickelt. Das Team arbeitet mit hohem Tempo und wird von einem erfahrenen Gründer/CEO geleitet. Im Zuge der Expansion des Unternehmens suchen sie ihren ersten Mitarbeiter im Bereich Operations, der Struktur, Zuverlässigkeit und exzellente Umsetzung im gesamten Unternehmen gewährleistet. Es handelt sich um eine einflussreiche, grundlegende Position, in der Sie direkt mit dem Gründer/CEO als dessen rechte Hand im operativen Bereich zusammenarbeiten. Sie übernehmen die Verantwortung für kritische Arbeitsabläufe, koordinieren interne und externe Stakeholder und stellen sicher, dass in einem schnelllebigen Startup-Umfeld nichts unter den Tisch fällt. Dies ist keine traditionelle Rolle als Executive Assistant – sie bietet echte Eigenverantwortung in den Bereichen Operations, Lieferantenmanagement und interne Systeme, wobei sich der Aufgabenbereich mit dem Wachstum des Unternehmens erweitert.

### Kernaufgaben 1) Tägliche Umsetzung

• Verantwortung für die Lieferantenlogistik und -koordination über Software-Tools, Dienstleister, Auftragnehmer und Compliance-Plattformen hinweg
• Förderung von Nachverfolgungsmaßnahmen teamübergreifend, um Verantwortlichkeit und zeitnahe Umsetzung sicherzustellen
• Durchführung von Recherchen, Dateneingabe und Vorbereitungen zur Unterstützung von Vertriebs-, Fundraising- und Partnerschaftsinitiativen 2) Prozesse & Betrieb
• Aufbau und Verwaltung wiederkehrender Arbeitsabläufe (z. B. Investoren-Updates, Onboarding-Checklisten, Compliance-Zyklen)
• Erstellung und Pflege von SOPs und Dokumentation bei Skalierung der Systeme
• Koordination der Einstellungslogistik – Terminplanung, Koordination von Vorstellungsgesprächen und Kandidaten